Ofwel het budgetseizoen is weer in volle gang…
Veel organisaties hebben hier een vast ritueel voor. Met het budget van vorig jaar als vertrekpunt gaan ze plussen en minnen op basis van de nieuwe jaarplannen. En na een flinke serie iteraties is er een stevig onderhandeld budget voor het komende jaar. De vraag is in hoeverre dit ritueel bijdraagt aan het bereiken van de organisatiedoelen. Daarom 5 rode vlaggen:
1. Geen lerend vermogen
Een grote rode vlag is wanneer er achteraf geen evaluaties plaatsvinden na het inzetten van middelen. Wanneer business cases niet tegen het licht worden gehouden zodat er lessen kunnen worden geleerd. Zo weten we dat de meeste projecten verkeerd worden ingeschat in het bijzonder wanneer er op grote schaal in IT is geïnvesteerd. De centrale vraag daarbij is uiteraard in hoeverre er waarde is gecreëerd met de ingezette middelen binnen de daarvoor afgesproken tijd. Het gaat hierbij dus om leren niet om intern afrekenen.
2. Geen ruimte voor wendbaarheid
Wanneer iedere euro van te voren is uitgegeven aan ‘’must do’’ kostenposten dan is de organisatie niet in staat om gedurende het jaar in te spelen op kansen én bedreigingen. Dat maakt de organisatie kwetsbaar. In de praktijk zie je dat veel managers werken met potjes. Ze vragen meer aan per project om dit op te vangen maar daarmee gaat het lerend vermogen achteruit.
3. Schijnnauwkeurigheid
Financieel zorgvuldig zijn is een basisvoorwaarde voor een gezonde organisatie. Maar soms slaan organisaties door. Dan verandert zorgvuldigheid door in schijnnauwkeurigheid. We overschatten de mate waarin we in staat zijn om voorspellingen te doen en gaan vervolgens een rituele dans aan met op aannames gebaseerde calculaties. Dit wekt de indruk van nauwkeurigheid maar aanname X aanname = een grotere aanname.
4. Financiële zwaartekracht
Er is een wetmatigheid die ook wel het Mattheüs effect wordt genoemd. Zij die hebben, krijgen. Ofwel de budgetten bewegen automatisch naar de afdelingen of projecten die al een groot budget hebben. Dat kan een verhouding in budgetten opleveren die niet de juiste weergave is van de strategische ambities.
5. Verzonken kosten denkfout
En als laatste hebben we in budgetprocessen vaak te maken met een denkfout die ook wel de ‘’sunk cost fallacy’’ heet. Deze denkfout maakt het ingewikkeld om afscheid te nemen van projecten waar we al veel tijd en geld in hebben zitten. Soms is het echter het meest verstandig om slechtlopende projecten stil te leggen. Ondanks de pijn aan ons ego. Helaas doen we dit te weinig omdat we al veel middelen en ego in deze projecten hebben geïnvesteerd.
Voor nu, succes met jouw budgetseizoen. Moge al je investeringen uitkomen...
Wij helpen graag met de juiste balans te vinden in jouw budgetprocessen. Start met een inspiratiesessie of een workshop, of stuur ons een berichtje!